コラム

KOKI株式会社様は、富山県を中心として住宅建材の補修工事を専門とする企業様です。
高い技術力を通して、顧客の依頼に対して様々な角度から解決のご提案をされています。

長年社長が多くの業務を支えてきましたが、社内での情報共有や社員一人ひとりが持つスキルやアイデアを共有し組織全体で成長していくためには何かが足りないと感じていました。

そこで目をつけたのがkintoneでした。

一体どのようにしてkintoneで社内の課題を解決し成長を遂げたのでしょうか？

【スケジュール（現場案件情報）管理】
社長1人の手帳管理（社長個人への業務集中）
→kintoneで従業員全員が「情報の見える化」を実現、社長の負担減少にも貢献

【社内コミュニケーション】
直行直帰で補修内容についての情報交換がなかなかできない
→kintoneで「補修のポイント」などを共有
→コミュニケーションのきっかけに！　
　

導入前は、社長が現場の案件情報と従業員の現場スケジュールを手帳に手書きで管理していました。

社長が受注した依頼を手帳に記入し、スケジュールを組み、手帳の写真を撮り、それを社内グループLINEへ送信するという流れであり、手帳の紛失や破損による情報漏洩の危険性も常にありました。

社長ひとりで手帳管理をしていたため記入漏れや間違いがあっても他の従業員は気づくことができず、受注漏れなどがあると当日現場監督から電話が入り、急遽手配が必要になって現場が混乱したり、手帳の写真の送信忘れで「前日夜まで翌日どの現場に行くかが分からない」といったこともありました。

また、現場従業員は基本的に現場へ直行直帰をしており、施工報告も社長へのメール送信という形で行われていたため社長への現場案件情報の依存が進んでいました。
　

社長の手帳に頼った情報管理の限界を感じ、より効率的で安全な情報共有方法を求める中で、
同社は複数ツールの検討を経てkintone導入を決断しました。

導入の決め手は「自分がしたいと思ったことをすぐ反映できるところ」でした。
アプリ構成の相談など導入の伴奏パートナーとして弊社が協力させていただきました。

導入過程では、まずスケジュール管理や施工報告書作成から始め、徐々に利用範囲を広げていきました。
そして実際に使いながら、現場の意見を吸収して改善点を発見しつつ、より良い運用方法を模索しました。
　

kintone導入後驚くべき変化が生まれました。

情報共有がスムーズに
一番実現したかったスケジュールはカレンダーアプリで対応しました。

これにより、社員全員がクラウド上でいつでもどこからでもスケジュールにアクセスできるようになり、安全な情報共有が実現しました。

また、スケジュールのミスや抜けも従業員全員で確認/指摘できるようになりました。

そして、スケジュール以外にも顧客基本情報や図面/写真といった様々な情報をkintoneに記録し共有できるようになり業務効率化を実現していきました。

コミュニケーション活性化

現場情報が共有されることで、事務所や現場で社員同士が顔を合わせたときに『昨日の現場日報見たよ』と実際の施工方法や仕上がりについて感想を伝えるなど、会話が始まるようになりました。

また、ミーティングでは上手くいった補修や課題の出た補修について、社員全員が発表する振り返りの時間を設ける事もでき、社員全員のモチベーションアップにつながりました。
 

社長への情報集中の解消

情報が共有されることで、社員一人ひとりが受け身ではなく積極的に情報を取りにいくようになり、業務に取り組む姿勢が変わっていきました。

kintone導入に尽力された総務担当者様は、「社長しか知らないことを共有することは従業員にとって反響が大きかった」と語っています。

IT経験の無い総務担当者がkintone内製化のキーパーソンに！

弊社は伴奏パートナーとして、導入初期のカレンダーアプリや施工報告書アプリの作成に協力させていただきました。

しかし、その後はIT経験の無い総務担当者様が中心となってkintoneの内製化に取り組み始めました。

総務担当者様からは「試行錯誤を重ねて自分のアイデアを形にできることが楽しい」「現場から出た意見をすぐに反映させられるので日々アップデートしていくことができる」というお声をいただいております。

実際に総務担当者様が作成された「VOCアプリ（お客様の声アプリ）」では、顧客からのフィードバックやヒヤリハットの記録、再発防止策などを記入します。

従業員全員でこれらの情報を共有することで、モチベーションや技術力の向上を図っています。

それ以外にも、上長が従業員の行動を把握/評価するためのマネジメントアプリや社内業務マニュアルなどを作成し、さらなる社内業務の効率化や情報共有を目指していらっしゃいます。

kintoneで未来を切り開く

KOKI株式会社様は、kintoneを導入したことで、単なる情報共有ツールを超えた、組織変革のための強力なツールとして活用しています。

最初は社長の手帳によるスケジュール管理から抜け出したいという思いで始めたkintoneが、今では社内になくてはならない情報共有/業務効率化の場となっています。

また、様々な情報を共有し合い従業員同士が切磋琢磨するための土台となっている点や、IT経験のない担当者が内製化に貢献し社内環境をどんどん自社に合った形に変えていっている点は会社にとって素晴らしい好循環を生み出しています。

総務担当者様からは、「業務マニュアルアプリや社内Ｑ＆Ａアプリの実用化を通して、またkintone自体のアップデートも併せて、これからもっともっと活用しやすい社内kintoneを目指していきたい」というお言葉をいただきました。

kintoneは、単なる情報共有ツールにとどまらず、組織の課題解決をサポートする強力なツールです。

貴社の課題解決にkintoneがどのように貢献できるかぜひ一度お話しさせてください！