導入事例一覧

導入前の状況や課題

導入背景・検討経緯

導入内容（アプリ・構成・業務フロー）

全社が利用する構成として、以下のアプリを構築しました。 

■ 案件管理アプリ（お仕事管理アプリ ＋ 内訳アプリの2本立て） 
顧客ごとの案件を管理するアプリです。案件の進捗、サービス内容、工期などの具体的な情報を扱います。 
同社では、顧客によって単一サービスの案件と複数サービスの案件が分かれます。そこで、1案件に紐づく各サービスの情報は「内訳アプリ」で管理する構成としました。お仕事管理アプリが幹、内訳アプリが枝葉というイメージで、2つのアプリは連携させています。 
さらに顧客マスタと紐づけているため、顧客ごとに過去案件を後から追うことができます。 

（お仕事管理アプリ）



（内訳アプリ）


■ 予定アプリ 
各従業員や案件のスケジュールを共有するアプリです。従業員ごと・案件ごとなど、いくつかの表示切替に対応しています。 

（予定アプリ）


■ 作業日報アプリ 
現場担当者が活動内容を記載していくアプリです。案件管理アプリと紐づけることで、案件側から日報履歴をたどれるようにしています。入力項目はできるだけシンプルにし、現場の入力工数を抑えました。 

■ 製造日報アプリ 
畳の製造担当者が入力するアプリです。作業日報アプリと同様に案件管理と紐づけ、案件側から履歴を追えるようにしています。こちらも入力項目はシンプルに設計しています。 

（左：作業日報アプリ / 右：製造日報アプリ）


■ カスタマイズ 
案件管理アプリと予定アプリについては、標準機能で補いきれない表示や機能をカスタマイズで実装しました。 
・スケジュールカスタマイズ 
・住所連動マップ表示カスタマイズ 

業務フローの変化 
【案件管理｜導入前】 
問合せ → 総務もしくは現場担当者が紙で注文書（案件管理書）を作成 → 総務が紙を見て見積作成 → 受注 → 作業 → 紙を見て請求業務 

【スケジュール管理｜導入前】 
事務所のホワイトボードに記入／LINE WORKSで共有 → 翌日分は別途、予定表用紙を作成 

【導入後】 
問合せ → 見積 → 受注 → 作業 → 請求情報 までをkintoneで一元情報管理。図面や取引先との注文資料などもkintoneに添付します。請求作業や帳票作成そのものは引き続き専用システムで実施しています。 
スケジュール管理もkintoneでの一元管理を実施。チャットツールはLINE WORKSを継続利用し、案件に関する社内のやり取りはkintone案件管理アプリのコメント機能を活用する、という住み分けにしています。 

■ 帳票作成システムとの連携について 
帳票作成システムとのCSV連携は、システムの仕様上の理由で現状では効率的な連携が実現できていません。現状は、案件管理アプリ（内訳アプリ）の明細を確認して帳票作成システムへ転記する運用です。ただし内訳アプリの明細を帳票作成システムと同様の形式にしているため、紙から転記していた頃に比べればコピー＆ペーストが使える分、入力工数は減っています。 

導入時の工夫・ポイント

■ 「同一顧客・複数案件」を一元的に見られる形にした 
導入前は、同じ顧客の案件であっても紙の案件管理書類が分かれており、各担当者ベースで業務が進んでいました。そのため、問い合わせ対応をする総務や、状況を把握したい経営者が、リアルタイムな進捗を掴めていませんでした。 
そこで、1つの顧客に対して各サービスの案件が同時に発生した場合でも一元的に管理できるよう、お仕事管理アプリ（主案件）と各サービスの詳細内訳アプリを分ける構成としました。 

■ 案件とスケジュールを紐づけた 
案件管理アプリと予定アプリを紐づけることで、「どの案件に対する予定なのか」が分かるようにしました。予定だけが単独で存在する状態を避けています。 

■ 情報を「資産」にするための紐づけ 
案件管理と各種日報を顧客マスタに紐づけました。これにより、記録が単一データで終わらず、情報資産として後追いや分析ができる体制を整えています。 

■ 他社様プラグインで対応できない要件は自社カスタマイズ
他社様の有料プラグインでは対応できない要件がいくつかあったため、YAMABEの自社カスタマイズで実装しました。 

■ 苦労した点 
最も時間を要したのは、現状の業務フローの洗い出しと、各従業員の希望とシステム的な仕様・制限を折衷することでした。少人数でも担当業務が分かれているため、それぞれの「こう使いたい」をすり合わせる工程が必要でした。 

■ 定着のために行ったこと 
・提案段階／開発中／開発後のそれぞれの局面で、役員および現場担当者と綿密に打合せを実施 
・アプリ完成時に全社従業員様向けの説明会を開催 
・対面での要望ヒアリングと修正対応を複数回実施 
・電話やチャットでのやり取りを頻繁に行い、軽微な修正を続けながら使いやすいシステムに育てている 

■ 導入期間 
受注から納品まで約6カ月。 

導入後の効果

■ ミスの削減
・紙からの転記ミスの削減 
・スケジュール共有漏れの削減 
・案件進捗の確認漏れの削減 

■ 業務の変化 
「まずはkintoneを見る」という習慣が社内に根付き始めています。 
また、kintone導入に合わせて現場従業員へタブレット端末を配布したため、現場でその場で入力できる、外出先でも情報を共有・閲覧できる、という変化が生まれました。ホワイトボードを見に事務所へ戻る必要がなくなった形です。 

■ 現場の反応 
導入について、最初は抵抗感もあったといいます。しかし綿密に打合せを重ねていくうちに、システムへの要望や現状の困りごとを従業員側から挙げていただけるようになりました。 
打合せの段階から情報交換ができていたため、アプリ納品後の利用開始はスムーズでした。経営層による導入推進もあり、「まずは使ってみて、そこからブラッシュアップしていく」という進め方ができています。 

■ 管理・経営面の変化 
現場従業員を交えた打合せと現場従業員様向けのタブレット配布の効果もあり、導入から浸透までは想定よりも早く進めることができた、というお声をいただいています。各従業員の活動内容や案件の進捗を追いやすくなった点も評価いただきました。 

■ 残っている課題 
前述のとおり、帳票作成システムとのCSV連携は先方システムの仕様により実現できておらず、現状はkintoneの情報を帳票作成システムへ転記する運用です。この部分については「効率が劇的に上がったとは言えない」というのが率直な評価です。 

今後の展望 

同社では今後、日報や案件の情報を「資産」として分析・活用し、営業活動や新規展開につなげていく方針です。顧客マスタと紐づけた設計は、この段階を見据えたものでもあります。 
既存アプリのブラッシュアップにとどまらず、他業務領域のkintone化を一緒に進めていければと考えています。 
また、現在は転記運用となっている帳票作成システムとの連携についても、引き続き改善の余地を探っていく領域です。 

まとめ

ルームイン金田有限会社様の事例は、紙・ホワイトボード・LINE WORKSに分散していた情報をkintoneに集約したことで、これまで見えていなかった日々の動きや案件の進捗が、社内の誰からも見える状態になった—という変化が本質です。 

ポイントは3つあります。 
1. アプリ構成を業務の実態に合わせた 
「お仕事管理（幹）＋内訳（枝葉）」という2階層の案件管理により、同一顧客の複数サービス案件を一元的に把握できる形にしました。案件・予定・日報・顧客マスタをすべて紐づけたことで、記録が情報資産になっています。 

2. 現場が入力できる環境をセットで用意した 
システムだけでなく、現場従業員へのタブレット端末配布を合わせて実施しました。現場で入力できなければ、結局は事務所での転記が残ります。 

3. 「作って終わり」にしなかった 
提案段階から開発後まで綿密に打合せを重ね、全社説明会を実施し、納品後も電話・チャットで軽微な修正を続けています。最初は抵抗感があった現場から要望が出てくるようになったのは、この積み重ねの結果です。 

株式会社YAMABEでは、業務フローの洗い出しから、標準機能で足りない部分のカスタマイズ、導入後の定着支援までを一貫してご支援しています。「社内の情報が複数ツールに分散している」という状態にお心当たりがあれば、まずは現状の業務フローを一緒に整理するところからご相談ください。