コラム

「うちはExcelで十分じゃないの？」

kintoneの話をすると、こんな声をよくいただきます。確かに、Excelは多くの職場ですでに使われており、コストもほとんどかかりません。わざわざ新しいツールを導入する必要があるのか、疑問に思うのは自然なことです。

この記事では、Excelとkintoneをできるだけフラットに比較します。「どちらが絶対に優れている」という話ではなく、それぞれの特徴を正直にお伝えしたうえで、どんな場面でどちらが向いているかを考えます。

まずExcelのメリットを挙げます。

•      ほとんどのPCにすでに入っており、追加コストがかからない

•      数式・関数・マクロを使った複雑な計算処理が得意

•      グラフ作成や統計処理など、データ分析に強い

•      使い慣れている人が多く、学習コストが低い

こんな使い方にはExcelが向いています。

•      一人または少人数で完結する作業（見積書の計算、月次集計など）

•      定期的な集計・レポート作成

•      試作段階のデータ整理

つまり、「個人作業」や「一時的な集計」にはExcelは非常に優秀なツールです。

ただし、次のような状況になってくると、Excelの運用は徐々につらくなってきます。

•      複数人が同じファイルを編集しようとして、上書きや混乱が起きる

•      「最新のファイルはどれ？」とファイルが乱立してしまう

•      担当者が変わるたびに、ファイルの場所やルールを引き継げない

•      外出先や現場からスマホで確認・入力したいが操作しにくい

•      「あの件、どうなった？」という確認作業が口頭やメールになってしまう

こうした「情報の共有」「複数人での運用」「モバイル対応」に関わる課題が出てきたとき、kintoneが選択肢として浮かび上がってきます。

kintoneはサイボウズ社が提供するクラウド型の業務アプリ作成ツールです（クラウドとは、インターネット上でデータを管理する仕組みのことです）。

kintoneが特に力を発揮するのは以下の場面です。

•      複数人でのリアルタイム共有：誰かが入力した情報がすぐ全員に反映される

•      スマートフォン対応：現場や外出先からでも入力・確認がしやすい

•      承認フローの自動化：「申請→上長確認→承認」の流れをシステムで管理できる

•      通知機能：担当者への確認漏れを防ぐ自動通知が設定できる

•      データの一元管理：案件・日報・顧客情報などをひとつの場所にまとめられる

また、プログラミングの知識がなくても直感的にアプリを作れる（ノーコード）のも大きな特徴です。業務の変化に合わせて、社内のメンバーだけでアプリを改修することも可能です。

主な特徴を一覧にまとめました。

※ kintoneの料金は2026年5月時点の情報です。最新情報はサイボウズ公式サイトをご確認ください。

以下の質問に当てはまるものが多い場合、kintoneへの移行を検討する価値があります。

kintoneが向いているケース

•      社員が複数人いて、同じ情報を共有・更新することが多い

•      担当者の異動や退職時に情報の引き継ぎで困ったことがある

•      現場や外出中にスマホで情報を確認・入力したい

•      申請・承認の流れを効率化したい

•      紙や複数のExcelファイルが散らばっていて管理が大変

Excelのままで問題ないケース

•      作業が基本的に一人で完結している

•      複雑な数値計算や統計処理がメインの用途である

•      情報を共有する必要がほとんどない

Excelとkintoneはどちらかがどちらかよりも常に優れているわけではありません。使う場面や目的によって、向き不向きが異なります。

「今のExcelの運用に不満はないけど、将来的に人が増えたら…」「紙やExcelの限界を感じ始めている」という段階であれば、一度kintoneを検討してみる価値はあります。

現状の業務の流れをヒアリングしたうえで、kintoneが本当に合っているかどうかを一緒に考えます。
「まだ導入するか決めていない」という段階でも、お気軽にご相談ください。